Você sabe quanto custa os produtos disponíveis no estoque da sua empresa? Quais são os produtos mais pedidos? e o prazo em que são feitos os pedidos, você sabe? São informações como essas que podem salvar o futuro da sua empresa.

Ter um empreendimento exige muitos conhecimentos relacionados à gestão de um negócio. Um deles é a produção de relatórios de compras. Isso porque, em algumas situações, empresas de diversos portes perdem o controle de compras e ficam endividadas pela falta de controle. E é neste momento que o relatório de compras se torna um grande aliado para os empreendedores.

Com o relatório de compras é possível traçar estratégias para retomar o controle do negócio, evitando compras desnecessárias e observar se algumas mudanças são necessárias na logística da sua organização.

Sendo assim, itens como o relatório de compras podem ser essenciais na hora de conquistar o sucesso do seu negócio. Quer saber como? Continue lendo e confira neste post as vantagens de contar com um relatório de compras.

O que é o relatório de compras?

Antes de descobrir os benefícios que o relatório de compras pode proporcionar para sua empresa, é preciso saber o que ele é e para que serve. Mas, para começo de conversa, devemos entender como funciona o setor de compras de uma organização.

A principal missão do setor de Compras de uma empresa é a de manter abastecidas as necessidades essenciais de uma organização. Logo, nesse setor é necessário efetuar as aquisições da melhor maneira possível. 

Assim, a partir desse entendimento, podemos compreender que o relatório de compras diz respeito a um panorama de tudo que precisa ser adquirido pela empresa, quais negociações já foram realizadas, além de mostrar a lista com os fornecedores e os preços de cada produto.

Dessa maneira, esse tipo de relatório pode servir como base para planejar futuras compras, para evitar estoque parado ou excesso de itens. Logo, a partir de um relatório de compras atualizado e bem detlhado, é possível observar os processos envolvidos nas compras, identificar as necessidades, verificar a melhor quantidade a ser comprada, dentre outros.

Para que o relatório de compras serve?

O relatório de compras exerce uma função essencial no controle de estoque e gestão de uma empresa. Com eles, é possível acompanhar as compras de cada produto, observar a média de pedidos, os preços dos produtos e ainda selecionar os fornecedores que ofereceram melhor custo benefício em suas mercadorias.

Sendo assim, com os relatórios de compras é possível ter uma maior eficiência na hora de comprar materiais, o que permite a otimização do tempo e a garantia de uma análise mais eficiente dos dados.

Vale destacar, que algumas informações são essenciais no relatório de compras. Com elas,  os relatórios ficam mais robustos e se tornam mais eficientes para o controle do setor. São essas informações que podem ajudar na hora da tomada de decisão. Dentre os pontos que devem ser monitorados estão:

• Lista de fornecedores;
• Negociações realizadas;
• Valores dos itens;
• Duração de cada compra;
• Impostos cobrados;
• Quantidade de itens disponíveis;
• Códigos dos produtos;
• Status do pedido;
• Datas para entrega de mercadorias;
• Valor de frete.

Dessa maneira, ao ter uma visão mais clara sobre o que acontece na organização, fica mais fácil de organizar as atividades operacionais e se planejar para evitar prejuízos financeiros e aumentar os lucros.

5 benefícios que o relatório de compras proporciona

Para entender melhor as vantagens de contar com um relatório de compras na sua organização, elencamos abaixo 5 benefícios que esse item pode proporcionar para a sua empresa.

#01. Acompanhar a duração da compra

Uma das grandes vantagens de utilizar o relatório de compras está no acompanhamento da duração de compra. A partir do relatório, é possível estudar e analisar cada compra realizada para poder observar quanto tempo duram os materiais comprados e verificar a necessidade de novas aquisições.

Ao acompanhar a duração da compra, também é possível programar datas para recompra dos produtos para que o estoque da empresa esteja sempre abastecido da maneira adequada.

Além disso, esse tipo de monitoramento pode melhorar a gestão do tempo, o que resulta em maior eficiência e mais produtividade não só para a empresa, mas também para o consumidor.

#02. Saber as negociações que foram feitas

Outro ponto que merece destaque corresponde às negociações de compras que foram realizadas no período. Um relatório de compras organizado de forma facilitada e clara apresenta um panorama das negociações de compras realizadas.

Sendo assim, ao analisar nos relatórios de compras quais foram as negociações de cada período, será possível determinar a manutenção ou a substituição de determinados fornecedores.

#03. Ter acesso aos detalhes dos produtos

Contar com a descrição dos produtos adquiridos para a empresa é muito importante para o desempenho da sua organização, uma vez que as informações sobre esses materiais vão interferir na escolha dos fornecedores.

Os detalhes da descrição dos produtos podem ajudar a avaliar a possibilidade de substituir alguns itens que estejam com preços elevados por itens similares ou de outra marca com preços mais em conta.

Assim, as informações presentes no relatório de compras são essenciais para o desenvolvimento de algumas estratégias que podem reduzir custos e aumentar o lucro da empresa.

#04. Controlar o estoque

A principal vantagem no controle de estoque está na capacidade de melhorar a rotatividade das mercadorias e gerar lucros. Pois, um produto que não está sendo vendido pode gerar prejuízos em relação à margem de lucro.

Uma alternativa muito utilizada por algumas organizações é vender as mercadorias que estão saindo pouco, por um preço menor do que o estipulado. Porém, isso afeta o planejamento de compras e de vendas. Logo, fica evidente a importância do relatório de compras, pois a partir do controle do estoque situações como essa poderiam ser evitadas.

#05. Analisar a variação de impostos

Pagar imposto faz parte da realidade dos brasileiros, principalmente daqueles que têm uma empresa. As taxas tributárias podem impactar nos valores das compras e vendas, por isso é importante estar sempre atento a elas.

O relatório de compras pode ajudar a fazer uma melhor análise dos valores dessas taxas, para organizar melhor as finanças da instituição. Assim, com o estudo dessas taxas é possível evitar futuras dores de cabeça.

Além desses pontos, é importante destacar que o relatório de compras auxilia a identificar falhas que estavam sendo cometidas anteriormente, facilita na tomada de decisões e permite melhorias no processo de compras.

Conclusão

Neste post falamos sobre o que é um relatório de compras, para que ele serve e reunimos 5 benefícios de contar com esse item na sua organização. Como vimos, os relatórios podem trazer inúmeras vantagens para a empresa, diante dos valiosos dados que contém neles.

Dessa forma, as compras devem ser analisadas com cuidado, pois esses documentos reúnem informações importantes que podem ajudar no sucesso da empresa, gerando impacto em todas as áreas.

A partir das informações presentes em um relatório de vendas, os gestores de compras podem analisar melhor as despesas e rever escolhas para compras que se adéquem à situação da empresa.

Vale destacar que atualmente, existem softwares que ajudam as empresas a controlar a entrada e a saída dos itens armazenados. Dessa forma, a automatização deve ser algo a ser pensado, uma vez que possibilita uma gestão mais eficiente com prazos e estoques bem definidos.

Esperamos que tenham gostado das informações que trouxemos e que tenham entendido a importância de contar com uma análise mais aprofundada do relatório de compras na sua empresa.