Um dos setores mais importantes de uma organização é o setor de compras. Isso porque alguns fatores como a aquisição correta de suprimentos e o relacionamento com os fornecedores são decisivos para o sucesso de uma empresa.

Sendo assim, uma boa gestão de compras, alinhada com as diretrizes e objetivos da empresa, pode resultar em uma maior qualidade nos produtos, no negócio sempre com estoque e evitando ao máximo o desperdício.

Apesar da importância desse assunto, alguns empreendimentos fazem a gestão de compras de forma equivocada e desorganizada, pensando que isso se resume apenas nos produtos que devem ser comprados. No entanto, essa atividade exige um pouco mais de atenção.

Por isso, para fazer uma melhor gestão de compras, reunimos neste post 5 dicas que todo empreendedor deve praticar para dominar a gestão de compras e, consequentemente, trazer bons resultados para o negócio.

O que é a gestão de compras?

De uma maneira geral, a gestão de compras diz respeito ao processo de planejamento e organização de compras de uma empresa. Assim, essa atividade corresponde a administração eficiente de toda a cadeia de suprimentos.

A partir dela é possível ter uma maior eficiência no processo de compras de uma empresa, por meio de estratégias que possibilitam a aquisição dos insumos de produção ou de mercadorias, além de outros itens indispensáveis para o funcionamento do negócio. 

Com essa atividade, é possível realizar negociações com fornecedores, com o intuito de reduzir custos e manter a qualidade dos produtos adquiridos. Portanto, é importante definir estratégias para fazer uma melhor gestão de compras no seu empreendimento. 

Qual a importância de fazer uma boa gestão de compras na sua empresa?

Fazer uma boa gestão de compras é essencial para o sucesso de uma empresa. Pois, essa atividade é indispensável para negócios de todos os tamanhos e segmentos, principalmente para os pequenos negócios, que não podem cometer muitos erros.

Sendo assim, é necessário realizar um bom planejamento de compras estabelecendo as principais especificações das aquisições, identificando a qualidade do produto, quantidade necessária, o tempo de entrega e o local de recebimento.

A falta de organização na gestão de compras de uma empresa pode gerar perda de clientes, produtos vencidos, gastos desnecessários e até mesmo produtos em grandes quantidades que não conseguem ser vendidos.

Ou seja, de uma maneira geral, a gestão de compras pode garantir que todos os produtos, materiais ou insumos necessários para o desenvolvimento das atividades do seu negócio estejam sempre disponíveis.

Portanto, adotar um controle de compras mais estratégico pode proporcionar um diferencial competitivo para o seu negócio, impactando diretamente na lucratividade e na redução de riscos.

Quais são as atribuições da gestão de compras?

Como sabemos, a principal demanda da gestão de compras diz respeito à efetivação da compra propriamente dita. Mas, existem muitas outras atribuições nesse setor. Para que a atividade seja realizada de forma assertiva, é preciso:

• Planejar as compras, se atentando para as especificações de cada aquisição e detalhando as informações como qualidade, quantidade e local da entrega;
• Escolher os fornecedores adequados para cada produto ou serviço;
• Realizar negociações de compra;
• Fazer pedidos;
• Registrar as negociações;
• Organizar o destino dos produtos;
• Calcular as despesas geradas nos processos;
• Realizar compras contínuas de mercadorias;
• Indicar o recebimento dos produtos;

5 dicas para dominar a gestão de compras

Agora que você já sabe o que é a gestão de compras e a importância de dominá-la para o sucesso do seu empreendimento, reunimos abaixo 5 dicas para fazer uma boa gestão de compras na sua empresa. Vamos conferir?

• Se planeje com antecedência

Uma dica indispensável para aqueles que trabalham com a gestão de compras diz respeito ao planejamento. Isso porque, planejar é prever toda necessidade da empresa, seja no controle de estoque ou na venda do produto.

Por isso, o ideal é que cada empresa tenha um departamento específico de compras e não apenas uma pessoa para ficar responsável pela gestão de compras. Mas, isso não significa que é necessário uma equipe inteira para isso, o tamanho  da equipe vai depender das necessidades da sua empresa. 

Sendo assim, é importante contar com um departamento dedicado à gestão de compras, para  existir uma melhor organização de todos os processos de compras do negócio, em um único lugar. Dessa forma, quando tudo está centralizado em um único lugar, fica mais fácil entender as necessidades da organização.

Logo, ao planejar, você consegue monitorar os preços dos produtos, realizar boas negociações e se atentar para os itens necessários para abastecer o estoque da empresa, evitando possíveis prejuízos.

• Observe o que já tem

Parece óbvio, mas não é: antes de comprar é preciso ver o que já tem no estoque. Pois, quando se tem controle do que entra e sai da empresa, fica muito mais fácil perceber o que é preciso comprar naquele momento. 

Assim, quando os processos de armazenagem e vendas estão alinhados às compras, os resultados na gestão de compras são os melhores possíveis. Pois, é  esse ciclo que vai indicar as demandas necessárias, de acordo com o que é vendido.

Uma dica para ajudar na hora de comprar é trabalhar com estoque mínimo. Ou seja, toda vez que as vendas atingirem um determinado número, é preciso se atentar sobre a necessidade de repor o estoque.

• Conheça os fornecedores

Outro ponto importante da gestão de compras diz respeito ao relacionamento da empresa com os fornecedores. Ao conhecer e conversar com determinados fornecedores, você pode conseguir realizar boas compras e conseguir descontos consideráveis nos preços.

Uma boa dica consiste na construção de um cadastro de fornecedores para estreitar a relação com aqueles que entregam bons produtos, com preço atrativo e dentro do prazo estabelecido.

Assim, algumas atividades podem facilitar esse trabalho, principalmente quando existem muitos fornecedores para um determinado produto ou serviço. Um exemplo, é elaborar uma lista com os fornecedores que você já conhece, destacando pontos como prazo de entrega, preço e qualidade. 

Também é válido destinar um espaço para detalhar problemas já ocorridos com os produtos ou com entregas de determinados fornecedores, para evitar possíveis problemas em compras futuras. 

• Compare preços

Uma das funções mais importantes do gestor de compras corresponde a negociação e a comparação de preços com inúmeros fornecedores, permitindo assim o melhor preço para a empresa.

Dessa forma, ao comprar mercadorias de qualidade com o menor custo possível, você consegue tornar os produtos e atividades desenvolvidas mais otimizadas e aumenta a margem de lucro para o seu negócio. Indispensável para uma boa gestão de compras, não é mesmo?

• Utilize a tecnologia ao seu favor

Para que todo o processo de gestão de compras seja eficiente, é importante utilizar a tecnologia. Isso porque, ao utilizar softwares de gestão de compras, os critérios citados nos tópicos anteriores vão poder ser atendidos de forma eficaz.

Investir em sistemas especializados pode trazer mais agilidade e confiabilidade para o seu negócio, além de ser mais fácil de manusear e organizar. Uma vez que os sistemas de gestão conseguem gerar um volume considerável de informações e, ao mesmo tempo, facilitam o entendimento deles.

Aliás, esse tipo de software é capaz de gerar relatórios e resultados práticos a respeito dos dados da sua empresa, o que possibilita a diminuição de riscos e aumenta a otimização dos processos.

Conclusão

Agora que você já sabe a importância de fazer uma boa gestão de compras na sua empresa, deve ter percebido a importância de contar com um setor responsável por essa demanda, além de utilizar sistemas voltados para essa atividade.

A gestão de compras pode trazer diversos benefícios para o seu negócio, evitando possíveis crises e impulsionando para melhores resultados em todos os aspectos. Por isso é importante dominar a gestão de compras.

Esperamos que tenham gostado das informações e dicas que trouxemos neste post. Não esqueçam que uma boa gestão de vendas pode gerar resultados extremamente positivos para os empreendimentos.